Arhivarea eficientă a documentelor este esențială pentru orice organizație, indiferent de mărimea sau domeniul acesteia. În acest proces complex și riguros reglementat, multe companii optează pentru colaborarea cu firme specializate în arhivare și depozitare documente. Acest lucru nu doar că asigură conformitatea cu legislația în vigoare, dar aduce și beneficii tangibile precum economii financiare, de timp și de spațiu.
În România, procesul de arhivă documente este guvernat de Legea Arhivelor Naționale, care a fost ajustată și completată de-a lungul timpului. Arhivarea electronică a documentelor se supune prevederilor Legii nr. 135/2007.
Aceste reglementări stabilesc proceduri stricte pentru gestionarea documentelor, de la evidența acestora și până la selecția și utilizarea lor. Acest cadru legislativ complex face colaborarea cu o firmă de arhivare nu doar utilă, ci adesea necesară.
Parteneriatele cu astfel de firme oferă mai mult decât simpla depozitare a documentelor. Ele asigură o gestionare eficientă a întregului flux documentar, reducând astfel povara administrativă asupra organizațiilor.
Prin externalizarea arhivării, companiile pot fi sigure că toate documentele lor sunt manipulate conform celor mai recente prevederi legale și că sunt păstrate în condiții optime. Aceasta înseamnă mai puține griji și mai multă eficiență pentru orice tip de organizație, fie că este vorba de o corporație mare sau de o mică întreprindere locală.
Arhivarea documentelor – pe hârtie sau în format electronic
Companiile se confruntă cu o decizie importantă în privința modului de arhivă documente contabile și financiare: optarea pentru suportul tradițional, adică hârtia, sau pentru cel digital. Acesta este un subiect sensibil, având în vedere că fiecare metodă vine cu propriul set de reguli și responsabilități, conform Ordinului MFP nr. 2.634/2015.
În primul rând, arhivarea pe hârtie necesită o organizare atentă. Documentele trebuie grupate în dosare, numerotate și șnuruite. De asemenea, ele trebuie ordonate cronologic și sistematic în cadrul fiecărui exercițiu financiar.
Spațiile de depozitare pentru aceste documente trebuie să fie special amenajate pentru a preveni degradarea, distrugerea sau furtul acestora. Totodată, gestionarea acestor documente implică înregistrarea lor într-un Registru de evidență, care urmărește mișcarea acestora de-a lungul timpului.
Pe de altă parte, arhivarea electronică oferă flexibilitate și eficiență sporită. Firmele care optează pentru această metodă trebuie să se asigure că documentele lor pot fi accesate și listate la cerere, fie pentru uz intern, fie în cazul unor inspecții din partea autorităților.
Această abordare este susținută de utilizarea programelor de facturare, gestiune a stocurilor și contabilitate. Există posibilitatea de externalizare a serviciilor de arhivă documente, angajând operatori economici autorizați în acest domeniu. În acest caz, responsabilitatea păstrării documentelor revine entităților gestionare, cum ar fi administratorul sau ordonatorul de credite.
Este esențial de remarcat că arhiva digitală poate reprezenta o soluție economică mai eficientă. Specialiștii subliniază avantajele semnificative în termeni de reducere a costurilor și îmbunătățire a eficienței activității. Acest lucru este important în contextul unei lumi tot mai digitale, unde agilitatea și adaptabilitatea devin cheia succesului în afaceri.
Ce sancțiuni riscă firmele care nu-și arhivează documentele?
Reglementările privind gestionarea și păstrarea documentelor contabile și fiscale sunt esențiale pentru orice afacere, reprezentând un pilon al conformității fiscale. Conform articolului 109 din Codul de procedură fiscală, firmele sunt obligate să păstreze aceste documente la domiciliul fiscal, sediul social sau sediile secundare, având opțiunea de a le arhiva și în format electronic sau de a recurge la servicii de arhivă documente specializate.
Evidențele contabile și fiscale ale exercițiului financiar curent trebuie păstrate la locația principală a companiei sau, într-o anumită perioadă a lunii următoare raportării fiscale, la sediul entității autorizate pentru prelucrarea lor în scopul întocmirii declarațiilor fiscale. Dacă aceste evidențe sunt gestionate electronic, firmele trebuie să asigure și păstrarea, precum și disponibilitatea aplicațiilor informatice folosite pentru generarea lor.
Neconformitatea cu aceste cerințe legale atrage sancțiuni specifice. Nerespectarea obligației de păstrare și prezentare a datelor și aplicațiilor informatice se sancționează cu amenzi semnificative, conform articolului 336 din Codul de procedură fiscală.
Sumele amenzilor variază în funcție de dimensiunea companiei: între 12.000 și 14.000 de lei pentru contribuabili mari și mijlocii, și între 2.000 și 3.500 de lei pentru contribuabili mici și persoane fizice. Totuși, există opțiunea achitării a jumătate din valoarea minimă a amenzii într-un termen de 15 zile de la notificare, o ușurare semnificativă pentru cei afectați.
Archive.ro – specialiștii în arhivă documente
Global Archive Management (GAM), cu rădăcini româno-olandeze, s-a impus pe piața arhivării documentelor din România încă din anul 2000, printr-o viziune inovatoare într-un domeniu tradiționalist.
Archive.ro s-a distins prin dorința de a revoluționa arhivarea în România, investind peste 8 milioane de Euro în infrastructură și devenind membri fondatori ai Patronatului Întreprinderilor de Arhivare Fizică și Electronică din România (PIAFER). Acest angajament reflectă o dedicare profundă pentru schimbare și îmbunătățire.
GAM garantează calitatea înaltă a serviciilor oferite, respectând cele mai riguroase standarde. Compania este autorizată de Arhivele Naționale ale României în patru domenii esențiale: Păstrare și Conservare, Prelucrare arhivistică, Utilizare și Legătorie. Acest fapt asigură acoperirea a 99,99% din necesitățile de arhivare ale clienților săi.
Archive.ro se străduiește să își perfecționeze procedurile, aderând la standardele ISO pentru a oferi un nivel constant de calitate și siguranță. Această abordare metodologică și consecventă a propulsat GAM în poziția de lider de piață, devenind partenerul de încredere al peste 350 de companii din diferite sectoare, cum ar fi bancar, asigurări, producție, retail și FMCG, precum și instituții publice. Acest portofoliu variat de clienți demonstrează adaptabilitatea și competența GAM în gestionarea unei game largi de cerințe de arhivă documente.
